Privacymededeling

Deze kennisgeving is geldig vanaf 12 juni 2025. Het wordt periodiek en ten minste eenmaal per jaar herzien om te waarborgen dat het voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de wettelijke vereisten, indien van toepassing. Het is van toepassing op de volgende gebruikers:

• Marketingcommunicatie
• Leden
• IPAF Goedgekeurde Trainingscentra
• Houders van een IPAF-licentie en kandidaten
• Gezichtsherkenning in eLearning
• Evenementenboekingen
• IPAF SWISS ESHOP

Wat we bedoelen met persoonlijke gegevens

Persoonsgegevens worden binnen de AVG gedefinieerd als ‘alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘betrokkene’); een identificeerbare natuurlijke persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatie-nummer, locatiegegevens, een online identificator of aan de hand van een of meer factoren die specifiek zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon’ (Artikel 4, AVG)

Vertegenwoordiging voor betrokkenen in de EU

IPAF hecht waarde aan uw privacy en uw rechten als betrokkene en heeft daarom Prighter Group met zijn lokale partners aangesteld als onze privacyvertegenwoordiger en uw contact.

Prighter biedt u een gemakkelijke manier om uw privacygerelateerde rechten uit te oefenen (bijv. verzoeken om toegang tot of verwijdering van persoonlijke gegevens). Als u contact met ons wilt opnemen via onze vertegenwoordiger Prighter of gebruik wilt maken van uw rechten als betrokkene, bezoek dan de volgende website: https://prighter.com/q/16332056486

Marketingcommunicatie

Waarom we gegevens verzamelen en verwerken, en wat we zullen verzamelen

Wanneer u zich inschrijft voor onze mailinglijst, stemt u ermee in dat IPAF de volgende persoonlijke gegevens over u verzamelt:

• Naam
• E-mail
• Bedrijf
• Functie
• Land
• IP-adres (indien van toepassing)

IPAF verzamelt deze informatie om u de marketingcommunicatie te bieden die u heeft aangevraagd.

U heeft altijd de mogelijkheid om u af te melden of uw abonnementen op onze marketing-e-mails op elk moment bij te werken. Uw gegevens worden opgeslagen en verwerkt via Click in de EU. We zullen uw gegevens nooit doorgeven aan derden of u irrelevante e-mails zenden. U zult nog steeds transactionele e-mails ontvangen voor bevestigingen van evenementboekingen, facturen en indien van toepassing, lidmaatschap/opleiding correspondentie.

Website

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen we beperkte informatie over uw bezoek verzamelen (zoals IP-adres en browsertype) om ons te helpen onze diensten te verbeteren. Voor meer informatie over de cookies die we gebruiken en om uw voorkeuren te beheren, raadpleeg ons Cookiebeleid en de cookie-toestemmingsbanner die wordt weergegeven wanneer u de site voor het eerst bezoekt.

U kunt uw voorkeuren bijwerken of uw toestemming op elk moment intrekken door op de link voor cookie-instellingen op onze website te klikken.

Leden

Waarom we gegevens verzamelen en verwerken, en wat we zullen verzamelen

IPAF verzamelt de volgende informatie over u, voor zover dit nodig is voor de uitvoering van ons contract (lidmaatschapsadministratie) met u:

• Contactinformatie (naam, e-mail, telefoonnummer, adres, functietitel)

Voor sommige leden zal dit informatie bevatten die niet als persoonlijke gegevens wordt geclassificeerd.

IPAF verzamelt deze informatie om zijn contract met u na te komen. Als u vragen of zorgen heeft over het verzamelen van persoonlijke gegevens, kunt u contact opnemen met de Privacy Manager van IPAF via e-mail op privacy@ipaf.org.

Wie heeft toegang tot persoonlijke gegevens

IPAF is de gegevensbeheerder voor de hierboven geïdentificeerde informatie. Om gebruikers van het juiste serviceniveau te voorzien en om ons contract met u na te komen, wordt deze informatie gedeeld met enkele derde partijen:

• Betalingsinformatie wordt verwerkt door externe betalingsgateways. IPAF verwerkt betalingsinformatie op een PCI-DSS conforme manier.
• IPAF maakt gebruik van externe ontwikkelings- en IT-ondersteuningsbedrijven, die gevestigd zijn in het VK en de EEA. Soms kunnen individuen van deze bedrijven in contact komen met uw persoonlijke gegevens terwijl ze diensten verlenen aan IPAF. Deze derde partijen zijn onderworpen aan contracten die beschrijven hoe zij persoonlijke gegevens behandelen en mogen uw informatie niet voor andere doeleinden gebruiken.
• Onafhankelijke auditors kunnen in contact komen met uw persoonlijke gegevens bij het uitvoeren van audits van Opleidingscentra, Instructeurs en Huurdepots. Deze auditors zijn onderworpen aan contracten die beschrijven hoe zij persoonlijke gegevens behandelen en mogen uw informatie niet voor andere doeleinden gebruiken.
• Leden contactinformatie wordt gedeeld op de IPAF-website in de Ledenlijst en in door IPAF uitgegeven publicaties zoals tijdschriften en jaarverslagen. Leden die niet willen dat hun contactgegevens op deze manier worden gedeeld, moeten contact opnemen met de Privacy Manager.

Persoonlijke gegevens zijn onderworpen aan toegangscontrole: toegang is zoveel mogelijk beperkt tot degenen die het moeten weten. De informatie die IPAF bewaart, wordt niet verkocht aan andere partijen, maar kan via een API beschikbaar worden gesteld aan derden ten behoeve van de ontwikkeling van applicaties en diensten ( zoals telematica of apps voor sitebeheer) die gebruikmaken van de gegevens die IPAF bewaart. Dit kan uw persoonlijke informatie bevatten. Gegevens zullen alleen worden gedeeld met goedgekeurde derden, die uw gegevens moeten blijven verwerken in overeenstemming met de beleidsregels van IPAF. IPAF maakt geen gebruik van profilering of geautomatiseerde besluitvorming op basis van persoonlijke gegevens. Echter, derden die gebruikmaken van de IPAF API kunnen deze functies opnemen in applicaties die zij hebben ontwikkeld. Toepassingen van derden moeten specifieke toestemming van u als gebruiker vragen voordat ze uw gegevens op deze manier verwerken. Voor verdere informatie neem alstublieft contact op met de Privacy Manager.

Hoelang worden persoonlijke gegevens bewaard?

IPAF zal persoonlijke gegevens niet langer bewaren dan nodig is om onze rechtmatige verwerking uit te voeren. Sommige informatie moet langer bewaard worden vanwege wettelijke en regelgevende verplichtingen.

Rechten van de betrokkene

Als betrokkene heeft u bepaalde rechten:

• Het recht om geïnformeerd te worden
• Het recht op toegang
• Het recht op rectificatie
• Het recht op gegevenswissing
• Het recht om de verwerking te beperken
• Het recht op gegevensoverdraagbaarheid
• Het recht om bezwaar te maken
• Rechten met betrekking tot profilering en geautomatiseerde besluitvorming

IPAF Goedgekeurde Trainingscentra

Waarom we gegevens verzamelen en verwerken, en wat we zullen verzamelen

IPAF verzamelt deze informatie om zijn contract (administratie van opleidingsvoorziening) met u na te komen:

• Contactinformatie (naam, e-mail, telefoonnummer, adres, functietitel)

Voor sommige IPAF Goedgekeurde Trainingscentra zal dit informatie bevatten die niet als persoonlijke gegevens wordt geclassificeerd.

Wanneer deze informatie niet wordt verstrekt, kan IPAF geen contract met u aangaan. Als u vragen of zorgen heeft over het verzamelen van persoonlijke gegevens, kunt u contact opnemen met privacy@ipaf.org.

Als een IPAF Goedgekeurd Trainingscentrum fungeert u als een onafhankelijke gegevensbeheerder voor de persoonlijke gegevens die u verzamelt en verwerkt in de loop van het aanbieden van opleidingsdiensten. Dit betekent dat u ervoor moet zorgen dat licentiehouders en kandidaten uw eigen privacyverklaring ontvangen op het moment van gegevensverzameling.

Wanneer u persoonlijke gegevens met IPAF deelt voor doeleinden zoals registratie en het uitgeven van licenties, wordt IPAF een aparte en onafhankelijke gegevensbeheerder van die informatie. U moet ook licentiehouders en kandidaten naar het relevante gedeelte van deze IPAF-privacyverklaring verwijzen om uit te leggen hoe IPAF hun gegevens zal gebruiken.

Wie heeft toegang tot persoonlijke gegevens

IPAF is de gegevensbeheerder voor de informatie die het direct verzamelt en voor informatie die wordt gedeeld door IPAF Goedgekeurde Trainingscentra voor registratie- en licentiedoeleinden. Om gebruikers van het juiste serviceniveau te voorzien en om ons contract met u na te komen, deelt IPAF informatie met enkele derde partijen:

• Betalingsinformatie wordt verwerkt door externe betalingsgateways. IPAF verwerkt betalingsinformatie op een PCI-DSS conforme manier.
• IPAF maakt gebruik van externe ontwikkelings- en IT-ondersteuningsbedrijven, die gevestigd zijn in het VK en de EEA. Soms kunnen individuen van deze bedrijven in contact komen met uw persoonlijke gegevens terwijl ze diensten verlenen aan IPAF. Deze derde partijen zijn onderworpen aan contracten die beschrijven hoe zij persoonlijke gegevens behandelen en mogen uw informatie niet voor andere doeleinden gebruiken.
• Onafhankelijke auditors kunnen in contact komen met uw persoonlijke gegevens bij het uitvoeren van audits van Opleidingscentra, Instructeurs en Huurdepots. Deze auditors zijn onderworpen aan contracten die beschrijven hoe zij persoonlijke gegevens behandelen en mogen uw informatie niet voor andere doeleinden gebruiken.

Persoonlijke gegevens zijn onderworpen aan toegangscontrole: toegang is zoveel mogelijk beperkt tot degenen die het moeten weten. De informatie die IPAF bezit, wordt niet verkocht of beschikbaar gesteld voor gebruik door andere entiteiten.

IPAF maakt geen gebruik van profilering of geautomatiseerde besluitvorming op basis van persoonlijke gegevens.

Hoelang worden persoonlijke gegevens bewaard?

IPAF zal persoonlijke gegevens niet langer bewaren dan nodig is om onze rechtmatige verwerking uit te voeren. Sommige informatie moet langer bewaard worden vanwege wettelijke en regelgevende verplichtingen.

Rechten van de betrokkene

Als betrokkene heeft u bepaalde rechten:

• Het recht om geïnformeerd te worden
• Het recht op toegang
• Het recht op rectificatie
• Het recht op gegevenswissing
• Het recht om de verwerking te beperken
• Het recht op gegevensoverdraagbaarheid
• Het recht om bezwaar te maken
• Rechten met betrekking tot profilering en geautomatiseerde besluitvorming

Houders van een IPAF-licentie en kandidaten

Waarom we gegevens verzamelen en verwerken, en wat we zullen verzamelen

IPAF verzamelt de volgende informatie over u, voor zover dit nodig is voor de uitvoering van ons contract (Opleiding administratie) met u:

• Contactinformatie (naam, e-mail, telefoonnummer, adres, functietitel)
• Geboortedatum
• Foto
• Nationaal Verzekeringsnummer (waar van toepassing)
• IPAF Powered Access Licentie Nummer

Wanneer deze informatie niet wordt verstrekt, kan IPAF geen contract met u aangaan. Als u vragen of zorgen heeft over het verzamelen van persoonlijke gegevens, kunt u contact opnemen met privacy@ipaf.org.

Nationaal Verzekering Nummer (Optioneel – Alleen VK-kandidaten)

Als u een in het VK gevestigde aanvrager van een IPAF-licentie bent en het CSCS-logo op uw IPAF PAL Card wilt opnemen, moet u uw Nationale Verzekering Nummer verstrekken voor een eenmalige verificatie met de Construction Industry Training Board (CITB) om de succesvolle voltooiing van de Gezondheid, Veiligheid en Milieu (HS&E) test te bevestigen. Uw nationale Verzekering Nummer wordt niet opgeslagen door IPAF na deze verificatie, hoewel het IPAF Goedgekeurd Trainingscentrum het mogelijk bewaart volgens hun eigen privacyverklaring.

Als u het CSCS-logo niet op uw PAL Card wilt opnemen, is het verstrekken van uw Nationale Verzekering Nummer niet vereist.

Wie heeft toegang tot persoonlijke gegevens

IPAF is de gegevensbeheerder voor de informatie die het direct verzamelt en voor informatie die wordt gedeeld door IPAF Goedgekeurde Trainingscentra voor registratie- en licentiedoeleinden.

IPAF Goedgekeurde Trainingscentra fungeren als onafhankelijke gegevensbeheerders voor persoonlijke gegevens die zij binnen hun eigen bedrijven verzamelen en gebruiken (zoals voor het beheren van opleiding, certificering, facturering en communicatie). Elk IPAF Goedgekeurd Trainingscentrum is verantwoordelijk voor het verstrekken van hun eigen privacyverklaring die hun verwerkingsactiviteiten dekt.

Wanneer Goedgekeurde Trainingscentra van IPAF gegevens delen met IPAF voor de doeleinden van registratie en het uitgeven van licenties, wordt IPAF een aparte en onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke van die gegevens.

Ter ondersteuning van de administratie van trainingen of audits kan IPAF relevante gegevens van kandidaten of licentiehouders delen met het oorspronkelijke opleidingscentrum, met inbegrip van informatie uit hun IPAF ID-account waar gegevens zijn verstrekt.

Om gebruikers van het juiste serviceniveau te voorzien en om ons contract met u na te komen, deelt IPAF informatie met enkele derde partijen:

• Het IPAF Goedgekeurd Trainingscentrum waar u uw opleiding heeft voltooid, zal een kopie bewaren van de informatie die zij verzamelen.
• Betalingsinformatie wordt verwerkt door externe betalingsgateways.
• IPAF maakt gebruik van externe ontwikkelings- en IT-ondersteuningsbedrijven, die gevestigd zijn in het VK en de EEA. Soms kunnen individuen van deze bedrijven in contact komen met uw persoonlijke gegevens terwijl ze diensten verlenen aan IPAF. Deze derde partijen zijn onderworpen aan contracten die beschrijven hoe zij persoonlijke gegevens behandelen en mogen uw informatie niet voor andere doeleinden gebruiken.
• De IPAF-website bevat een verificatietool waarmee iedereen kan zoeken naar een licentienummer. Door te zoeken naar uw licentienummer, is het mogelijk om informatie van uw licentie te bekijken, inclusief uw naam.
• Onafhankelijke auditors kunnen in contact komen met uw persoonlijke gegevens bij het uitvoeren van audits van Opleidingscentra, Instructeurs en Huurdepots. Deze auditors zijn onderworpen aan contracten die beschrijven hoe zij persoonlijke gegevens behandelen en mogen uw informatie niet voor andere doeleinden gebruiken.

Persoonlijke gegevens zijn onderworpen aan toegangscontrole: toegang is zoveel mogelijk beperkt tot degenen die het moeten weten. De informatie die IPAF bezit, wordt niet verkocht of beschikbaar gesteld voor gebruik door andere entiteiten.

IPAF maakt geen gebruik van profilering of geautomatiseerde besluitvorming op basis van persoonlijke gegevens.

Hoelang worden persoonlijke gegevens bewaard?

IPAF zal persoonlijke gegevens niet langer bewaren dan nodig is om onze rechtmatige verwerking uit te voeren. Sommige informatie moet langer bewaard worden vanwege wettelijke en regelgevende verplichtingen. We zullen naam en contactinformatie, geboortedatum, foto en IPAF Powered Access Licentienummer 6 jaar bewaren. Na deze tijd zullen we de naam, geboortedatum, foto en IPAF Powered Access Licentie bewaren.

Rechten van de betrokkene

Als betrokkene heeft u bepaalde rechten:

• Het recht om geïnformeerd te worden
• Het recht op toegang
• Het recht op rectificatie
• Het recht op gegevenswissing
• Het recht om de verwerking te beperken
• Het recht op gegevensoverdraagbaarheid
• Het recht om bezwaar te maken
• Rechten met betrekking tot profilering en geautomatiseerde besluitvorming

Gegevensdeling voor industriële projecten

IPAF verkoopt uw persoonlijke gegevens niet en stelt deze niet beschikbaar aan derden voor marketingdoeleinden. We delen alleen beperkte, geanonimiseerde of gepseudonimiseerde gegevens met derden wanneer dit nodig is om initiatieven in de hele sector te ondersteunen. In dergelijke gevallen worden de gegevens verwerkt om geaggregeerde inzichten te bieden die helpen bij het verbeteren van personeelsplanning, opleiding en veiligheid in de industrie. Deze gedeelde gegevens zullen niet worden gebruikt om u als individu te identificeren.

GEZICHTSHERKENNING IN ELEARNING

Voor bepaalde eLearning-cursussen gebruikt IPAF gezichtsherkenningstechnologie om de identiteit van geregistreerde leerlingen te helpen verifiëren. Dit is om de integriteit van onze opleiding te waarborgen en te bevestigen dat alleen de ingeschreven kandidaat de cursus volgt.

IPAF's eLearning wordt geleverd door een derde partij Learning Management System (LMS), geleverd door Sponge Group Limited. LMS gebruikt Amazon Rekognition, een dienst van Amazon Web Services (AWS), om gezichtsherkenningscontroles uit te voeren. Deze technologie legt een live beeld vast via de webcam van de leerling en vergelijkt dit met eerdere beelden die tijdens de sessie zijn gemaakt, uitsluitend om de identiteit te verifiëren.

Gezichtsfoto's worden versleuteld en veilig opgeslagen binnen de Europese Unie, met behulp van AWS-datacenters.

We verwerken deze gegevens op basis van uw toestemming, de noodzaak om ons contract met u uit te voeren (om gecertificeerde eLearning te leveren) en het legitieme belang van IPAF om de integriteit van haar opleidings- en certificeringsprogramma's te beschermen.

We delen deze afbeeldingen niet met andere partijen, behalve de hier genoemde externe leveranciers (Sponge Group Limited en Amazon Web Services), uitsluitend om de levering van onze services te vergemakkelijken. Deze aanbieders zijn onderworpen aan gegevensbeschermingsovereenkomsten en kunnen de gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken.

Het gebruik van gezichtsherkenning is beperkt tot specifieke eLearning cursussen. Leerlingen worden van tevoren geïnformeerd wanneer dit nodig is. Er zijn alternatieven beschikbaar via IPAF Goedgekeurde Training Centra voor diegenen die geen webcam kunnen of willen gebruiken voor verificatie.

Voor meer informatie over hoe Sponge en Amazon Web Services omgaan met persoonlijke gegevens, zie:

• Privacybeleid Sponge 
• FAQ's over privacy van AWS-gegevens 

Als u vragen of opmerkingen hebt over deze functie, kunt u contact met ons opnemen via privacy@ipaf.org. 

EVENEMENTENBOEKINGEN

Wanneer u zich registreert om een IPAF-evenement bij te wonen, verzamelen en verwerken we uw persoonlijke gegevens met als doel het beheren van uw boeking, het verstrekken van evenementgerelateerde communicatie en, indien van toepassing, het afhandelen van betalingen. De informatie die we verzamelen omvat doorgaans uw naam, contactgegevens, organisatie (indien relevant), en eventuele voorkeuren of vereisten die u mogelijk indient.

Als het evenement betaling vereist, worden transacties veilig verwerkt door onze betalingsprovider, Stripe Payments Europe, Ltd ("Stripe"). Stripe fungeert als onze gegevensverwerker en verwerkt uw informatie alleen in overeenstemming met onze instructies en de toepasselijke gegevensbeschermingswetten. IPAF slaat uw betaalkaartgegevens niet op.

U kunt meer informatie vinden over hoe Stripe gegevens verwerkt in haar Privacybeleid.

Boeken namens anderen

Als u zich registreert namens andere personen, moet u ervoor zorgen dat u hun toestemming heeft om hun persoonlijke gegevens aan IPAF te verstrekken. Die personen moeten ook op de hoogte worden gebracht van deze privacyverklaring en hoe we hun informatie zullen gebruiken. Indien van toepassing kunnen we rechtstreeks contact opnemen met deelnemers om hun registratie te bevestigen of om essentiële informatie over het evenement te verstrekken.

IPAF SWISS ESHOP

Als u een bestelling plaatst via de IPAF Swiss eShop (www.ipafshop.ch), verzamelen wij de persoonlijke gegevens die nodig zijn om uw aankoop te verwerken en de goederen die u heeft besteld te leveren. Dit kan uw naam, afleveradres, e-mailadres en bestelgegevens omvatten.

Bestellingen geplaatst via de Swiss eShop worden uitgevoerd door onze partner, Sulser Group AG, een Zwitserse print- en logistieke dienstverlener. Om uw bestelling te verwerken, deelt IPAF uw bestelgegevens veilig met Sulser via e-mail. Sulser verwerkt deze gegevens uitsluitend met het doel om de gevraagde materialen namens ons te produceren en te verzenden. Zij gebruiken uw persoonlijke gegevens niet voor andere doeleinden en zijn contractueel verplicht om te voldoen aan de eisen voor gegevensbescherming in overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming.

Uw persoonlijke gegevens worden alleen bewaard zolang als nodig is om uw bestelling te voltooien en te voldoen aan wettelijke of boekhoudkundige verplichtingen. Als u vragen heeft over hoe uw gegevens worden verwerkt met betrekking tot de Swiss eShop, neem dan contact op met privacy@ipaf.org.

KLANTONDERSTEUNING EN CONTACTKANALEN

Als u contact opneemt met IPAF voor ondersteuning of hulp (bijv. via de IPAF-website, het IPAF-portaal, de ePAL-app, het eLearning Platform of het helpcentrum), kunnen we uw naam, contactgegevens, IPAF-ID of licentie Nummer, taalvoorkeur, geboortedatum en details van uw vraag verzamelen. Technische informatie zoals apparaattype of systeemgegevens kan ook worden verzameld om het probleem op te lossen.

Deze informatie wordt gebruikt om uw identiteit te verifiëren, uw aanvraag te beheren en te beantwoorden, en een overzicht van ondersteuningsverzoeken bij te houden. Ondersteuningsgevallen worden afgehandeld via gecontracteerde systemen van derden onder strikte gegevensbeschermingsovereenkomsten.

Ondersteuning contact kan plaatsvinden via telefoon, e-mail of webchat:

• Telefoon: Oproepen naar het hoofdnummer van IPAF worden geregistreerd met behulp van het telefoonnummer van de beller en kunnen worden opgenomen, getranscribeerd en samengevat met behulp van AI-tools.
• E-mail: Berichten naar info@ipaf.org worden gelogd met behulp van de e-mail van de afzender en automatisch samengevat.
• Webchat: Webchat op onze websites en portalen verzamelt naam en e-mailadres om opvolging mogelijk te maken. Gesprekken kunnen ook worden getranscribeerd en samengevat.

We kunnen informatie van meerdere contactkanalen koppelen om een uniform klantprofiel op te bouwen. Dit helpt ons om effectiever te reageren en uw ervaring te verbeteren. Geassocieerde gegevens kunnen contactgegevens, functie, organisatie en locatie omvatten.

Alle persoonlijke gegevens worden veilig opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor bevoegd personeel. Oproepopnamen worden tot 12 maanden bewaard. Berichttranscripties worden 180 dagen bewaard.

Contactgegevens worden 12 maanden bewaard vanaf het laatste contact, tenzij een langere periode vereist is door wettelijke of contractuele verplichtingen.

Derde partij verwerkers

Om onze diensten te ondersteunen, gaat IPAF overeenkomsten aan met geselecteerde externe verwerkers die namens ons persoonlijke gegevens verwerken. Deze processors werken onder strikte contractuele overeenkomsten om naleving van gegevensbescherming te waarborgen.

Let op: De specifieke beveiligingsmaatregelen die door elke verwerker worden geïmplementeerd, kunnen variëren. IPAF zorgt ervoor dat alle verwerkers voldoen aan de juiste gegevensbeschermingsstandaarden.

Voor meer informatie over een van deze verwerkers of hoe uw gegevens worden behandeld, neem dan alstublieft contact met ons op via privacy@ipaf.org.